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Quels sont les établissements et services concernés ?

Le Code de l’action sociale et des familles distingue l’ensemble des établissements et services sociaux et médico-sociaux. Ces structures incluent notamment :

• Les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD).
• Les établissements accueillant des personnes handicapées (foyers, MAS, FAM).
• Les services d’aide à domicile et d’accompagnement médico-social pour personnes adultes.
• Les établissements publics sociaux et médico-sociaux gérés par des collectivités.

Tous ces acteurs font partie de la catégorie des établissements et services mentionnés dans le CASF, soumis à des règles financières et organisationnelles communes.

Quelles prestations sont fournies aux résidents ?

Les prestations varient selon les structures :

• Dans les établissements d’hébergement pour personnes âgées, elles incluent l’hébergement, la restauration, l’animation et les soins de base.
• Les services dispensant des prestations à domicile assurent une aide humaine (toilette, repas, courses) et parfois un soutien médical.
• Les établissements publics sociaux et médico-sociaux offrent un accompagnement global, intégrant l’accueil, les soins et l’aide sociale.

Ces prestations fournies par les établissements sont encadrées par des tarifs et des budgets fixés en lien avec l’agence régionale de santé.

Quel est le rôle de l’agence régionale de santé ?

L’agence régionale de santé peut autoriser la création ou l’extension d’un établissement ou service social. Elle est aussi responsable de :

• Contrôler la qualité et la sécurité.
• Suivre les conditions de financement.
• Valider les budgets annuels.

En pratique, la régionale de santé agit comme un régulateur : elle veille à ce que les établissements et services qui relèvent de son périmètre respectent les règles fixées par la loi et disposent des moyens nécessaires pour remplir leurs missions.

Comment est financé un établissement médico-social ?

La principale règle est celle de la dotation globale de financement. Cette enveloppe annuelle est attribuée par la régionale de santé et couvre :

• Les charges de personnel.
• Les frais liés à l’hébergement pour personnes âgées dépendantes.
• Les prestations de soins.

Il existe aussi des budgets annexes pour les prestations non prises en charge (par exemple certains frais médicaux ou équipements personnels). L’affectation doit respecter les dispositions prévues par les articles du CASF, qui imposent une traçabilité et une comptabilité distincte.

Quelles sont les règles applicables aux établissements publics sociaux et médico-sociaux ?

Les établissements publics sociaux et médico-sociaux relèvent de règles budgétaires précises :

• Leur comptabilité doit permettre de contrôler l’ensemble des flux, conformément aux conditions fixées par les articles R314 du CASF.
• Leurs budgets doivent distinguer les dépenses de la section hébergement, les dépenses de soins et les activités annexes.
• Ils sont soumis à un contrôle annuel par l’agence régionale de santé territorialement compétente.

Ces règles garantissent que les fonds publics et les dotations globales de financement soient utilisés dans la limite des missions autorisées.

Quelle place pour les résidents dans cette organisation ?

Même si les décisions budgétaires relèvent des gestionnaires et de l’ARS, les résidents et les personnes accueillies sont au centre du dispositif. Les prestations fournies par les établissements doivent :

• Assurer un cadre de vie digne.
• Favoriser la participation des résidents à la vie sociale.
• Répondre aux besoins spécifiques de chaque bénéficiaire.

La loi impose que le financement public se traduise concrètement en qualité de vie pour les personnes hébergées dans chaque établissement.

Quelles sont les obligations comptables des établissements et services ?

La comptabilité des établissements et services doit décrire et contrôler toutes les opérations, y compris celles faites avec des tiers. Elle doit notamment :

• Distinguer les charges et les produits de chaque activité.
• Respecter les conditions prévues par les articles R314-6 et suivants.
• Permettre un suivi clair des dépenses des résidents, distinctes des frais de fonctionnement.

C’est une exigence forte : toute opacité peut entraîner un contrôle renforcé de l’ARS et, à terme, une sanction.

Quelles dépenses ne sont pas couvertes par la tarification ?

Selon l’article R314-26 du CASF, certaines dépenses restent à la charge du résident ou de son représentant légal :

• Les frais médicaux non couverts par la mission de l’établissement.
• Les dépenses pharmaceutiques individuelles.
• Les équipements utilisés hors établissement.

Cette distinction renforce la question de la gestion des dépenses personnelles. Les établissements ne doivent pas intégrer ces coûts dans leur tarification, mais doivent trouver des solutions pour que les résidents puissent y accéder.

Quels sont les risques quand les établissements gèrent des espèces pour les résidents ?

Dans de nombreux établissements d’hébergement pour personnes âgées, les petites dépenses (coiffeur, presse, vêtements) sont encore réglées en espèces avancées par l’établissement. Cela pose trois risques majeurs :

1. Sécurité : risque de vol ou de perte.
2. Transparence : difficulté à prouver l’utilisation réelle des fonds.
3. Charge administrative : lourdeur du suivi et des justificatifs.

C’est pourquoi de plus en plus d’acteurs recommandent de mettre en place des outils de gestion modernes, pour sécuriser ces flux.

Comment moderniser la gestion financière avec des solutions numériques ?

L’avenir des établissements et services passe par la dématérialisation des flux financiers. Une solution comme Ezio permet par exemple :

• D’attribuer une carte de paiement dédiée à chaque résident.
• De tracer automatiquement les dépenses.
• De donner accès aux familles, tuteurs et établissements à un suivi en temps réel.

Cette organisation répond aux exigences légales du CASF et facilite la relation entre résidents, familles et établissements.

Pourquoi la transparence financière est un enjeu de bientraitance ?

La bientraitance ne se limite pas aux soins et à l’accompagnement quotidien. Elle inclut aussi le respect de la dignité économique des résidents : savoir que leurs fonds sont gérés en toute sécurité, sans risque de perte ni d’abus.

En renforçant la transparence financière, les établissements répondent à une exigence de confiance vis-à-vis des familles et des autorités, et favorisent le climat de sérénité nécessaire au bon fonctionnement du secteur.

Points essentiels à retenir

• Les établissements et services sociaux et médico-sociaux sont encadrés par le CASF et supervisés par l’agence régionale de santé.
• Leur financement repose principalement sur une dotation globale de financement, avec un suivi budgétaire strict.
• Les prestations couvertes doivent être distinctes des dépenses personnelles, qui relèvent des résidents ou de leurs représentants.
• La gestion des espèces en établissement pose des problèmes de sécurité et de transparence.
• Des solutions modernes comme Ezio permettent d’allier conformité légale, efficacité opérationnelle et bientraitance.

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