Guide complet de la réglementation des services à la personne : 5 étapes pour être conforme en 2025

Vous êtes submergé par la complexité du cadre légal des services à la personne ? Entre le code du travail, l’activité de service et les démarches pour obtenir l’agrément, chaque étape devient un casse-tête. Une simple erreur administrative ou une mauvaise interprétation des obligations peut compromettre vos prestations et votre organisme.

Ce guide vous offre une approche claire et structurée pour décoder l'ensemble du cadre légal. Vous y trouverez des instructions pas à pas, basées sur des sources officielles, pour sécuriser vos démarches et éviter toute non-conformité. En le suivant, vous gagnerez en confiance et pourrez gérer efficacement vos obligations réglementaires.

Points à retenir :

• La connaissance des activités SAP concernées permet d'éviter toute erreur réglementaire.
• Le choix entre déclaration et agrément dépend des prestations proposées.
• Le respect des obligations légales passe par un suivi strict du cahier des charges, une gestion administrative rigoureuse et des prestations de qualité.
• Une bonne préparation aux contrôles repose sur une organisation claire des documents, l’utilisation du système NOVA et une traçabilité complète.
• Sécuriser l’avenir de sa structure est possible avec une veille continue, des équipes formées, une relation de confiance avec les bénéficiaires et un outil comme Ezio.

Étape 1 : Comprendre les activités concernées par la réglementation SAP

Avant de se lancer dans le secteur des services à la personne (SAP), il faut savoir exactement de quoi on parle. Toutes les activités ne sont pas concernées, et certaines sont soumises à des règles spécifiques. Bien comprendre le cadre, c’est la première étape pour éviter les erreurs et bénéficier des avantages fiscaux et sociaux du secteur.

Les activités reconnues

Le secteur des services à la personne regroupe 26 activités définies par décret, toutes exercées au domicile du particulier. Ces prestations peuvent concerner les personnes âgées, les personnes handicapées ou atteintes de pathologies chroniques, les enfants ou encore l’entretien du logement.

Parmi elles :

• Aide à domicile (toilette, repas à domicile, accompagnement)
• Garde et l’accompagnement d’enfants de moins de 3 ans
• Soutien scolaire
• Petits travaux de jardinage
• Assistance dans les actes du quotidien pour les personnes en situation de handicap

Pour consulter l'ensemble des activités, voici la liste complète.

Focus sur les activités en mode prestataire ou mandataire

Un organisme de services à la personne peut exercer selon deux modes :

• Le mode prestataire : l’organisme est l’employeur de l’intervenant, gère les formalités des entreprises, le contrat de travail, les déplacements... Le particulier est client, pas employeur.
• Le mode mandataire : l’organisme agit comme intermédiaire. C’est le particulier qui est l’employeur. Il s’engage à respecter cette condition et toutes les obligations qui vont avec.

Ce choix influe sur les obligations et la fiscalité (comme la TVA à taux réduit).

Depuis le 1er janvier 2025, les prestataires déclarés ont l’obligation d’apposer une mention spécifique sur tous leurs supports commerciaux.

Différence entre activité à déclarer et activité à agrément obligatoire

Il y a deux types d’activités dans le SAP :

1. Les activités à simple déclaration : il suffit de faire une déclaration auprès du préfet pour exercer. Elles concernent la majorité des prestations, comme le ménage ou le soutien scolaire.
2. Les activités soumises à agrément obligatoire : pour intervenir auprès de publics fragiles (enfants de moins de 3 ans, personnes âgées ou handicapées), l’agrément délivré par le conseil départemental est indispensable.

Étape 2 : Savoir quand déclarer ou demander un agrément

Déclarer ou demander un agrément dépend du type d’activité exercée et du public visé. Se tromper de régime, c’est risquer des sanctions ou perdre les avantages fiscaux. Il faut aussi éviter les erreurs classiques, comme mal distinguer les activités ou cumuler des prestations sans respecter les règles.

L’agrément : conditions, critères à remplir, dossier à fournir

L’agrément est obligatoire pour les prestations auprès :

• Des enfants de moins de 3 ans
• Des personnes âgées, handicapées ou atteintes de pathologies chroniques

Conditions :

• Activité exercée exclusivement au domicile
• Personnel formé et suivi
• Engagement sur la qualité du service
• Comptabilité séparée en cas d’activités multiples

La demande peut se faire en ligne. Le dossier doit être complet : prestations, équipe, fonctionnement, obligations respectées.

Si vous êtes micro-entrepreneur ou une entreprise de moins de 11 salariés, l’agrément est possible, à condition d’avoir une activité exclusive SAP.

La déclaration : pour qui, comment, où ?

La déclaration concerne les activités SAP non soumises à agrément, comme :

• Travaux ménagers
• Soutien scolaire
• Livraison de repas à domicile
• Petits travaux de jardinage

Elle permet d’être éligible aux avantages fiscaux et doit être faite sur le site officiel.

Il faudra fournir une description de l’activité, les modalités d’intervention et les engagements réglementaires.

Étape 3 : Maîtriser ses obligations légales

Une fois déclaré ou agréé, il ne suffit pas d’exercer. Il faut aussi respecter un ensemble d’obligations légales précises. Ces règles garantissent la qualité des services rendus, la sécurité des personnes accompagnées, et conditionnent le maintien des avantages fiscaux et sociaux. Toute négligence peut entraîner un retrait de l’agrément ou des sanctions.

Respect du cahier des charges, suivi des prestations, assurance

Les organismes de services à la personne doivent :

• Suivre le cahier des charges relatif aux services à la personne
• Mettre en place un suivi rigoureux des interventions : évaluation des besoins, planification, retours d’intervention
• Garantir la sécurité et la qualité des prestations, surtout auprès des personnes âgées ou en situation de handicap
• Disposer d’une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les intervenants lors des prestations réalisées au domicile

Certains organismes doivent aussi justifier d’un dispositif de contrôle qualité pour rester en conformité avec leur agrément.

Gestion des contrats, fiches de paie, facturation conforme

L’activité implique une gestion administrative rigoureuse :

• Rédaction d’un contrat de travail pour les intervenants, conforme au droit du travail
• Émission de fiches de paie claires, avec mention des heures effectuées, des déplacements, des majorations éventuelles
• Fourniture de factures conformes au code général des impôts pour permettre aux clients de bénéficier du crédit d’impôt

Un mauvais suivi administratif peut vous faire perdre l’agrément, vous exclure des aides ou entraîner des redressements fiscaux.

Étape 4 : Être prêt pour les contrôles et les audits

Les organismes de services à la personne sont régulièrement contrôlés par l'administration pour vérifier leur conformité. Ces contrôles portent autant sur la qualité des prestations que sur la transparence administrative. Il faut y être bien préparé.

Système d'information NOVA et transmission des données

Tous les prestataires doivent être enregistrés dans le système NOVA, la plateforme nationale de suivi des services à la personne.

Obligations :

• Déclarer leur activité
• Mettre à jour les informations (changement de statut, de personnel, de zone d’intervention)
• Transmettre les données d’activité chaque année pour le suivi national (via la déclaration fiscale annuelle)

Traces écrites, documents à conserver, mise en conformité

Lors d’un contrôle, vous devez pouvoir fournir :

• Les contrats clients et contrats de travail
• Les devis, les factures conformes avec mention SAP
• Les plannings d’intervention, fiches de suivi, évaluations des besoins
• Les fiches de paie, attestations d’assurance, preuve des déplacements

Il est essentiel de conserver ces documents au moins 3 ans, en version papier ou numérique.

Si un écart est détecté, l’administration peut exiger une mise en conformité sous délai, voire suspendre l’activité ou les avantages fiscaux.

Étape 5 : Assurer la pérennité de son activité de service à la personne

Être conforme, c’est une chose. Tenir sur la durée, c’en est une autre. Dans le secteur des services à la personne, la pérennité repose sur trois piliers : anticiper les évolutions réglementaires, construire la confiance avec les bénéficiaires, et disposer d’outils fiables pour garantir clarté et sécurité.

Veille réglementaire, formations continues, actualisation des pratiques

La réglementation évolue et certaines obligations changent. Pour rester à jour :

• Faites une veille régulière (code général des impôts, décret n°2024 relatif aux SAP)
• Suivez les informations du guichet unique ou du conseil départemental
• Encouragez les formations continues des intervenants : gestes de premiers secours, accompagnement des personnes âgées, prise en compte du handicap

Actualiser ses pratiques, c’est aussi mieux répondre aux besoins des personnes fragiles, et renforcer la qualité des prestations.

Construire une relation de confiance avec les bénéficiaires

Les personnes âgées ou en situation de handicap, tout comme leurs familles, cherchent avant tout la fiabilité et le respect. La confiance se construit au quotidien :

• Par la ponctualité des intervenants
• Par la clarté des prestations et des engagements
• Par une communication simple et régulière

Un bon service, c’est aussi savoir intervenir dans l’environnement immédiat du bénéficiaire avec tact, discrétion et professionnalisme.

Utiliser Ezio pour rassurer ses clients avec des paiements clairs, sécurisés et traçables

Dans les services à la personne, la gestion des dépenses au nom des bénéficiaires soulève des enjeux forts : sécurité, traçabilité, justification. Ezio répond précisément à ces enjeux, en équipant les professionnels.

Avec Ezio :

• Les intervenants utilisent des cartes de paiement sécurisées
• Chaque achat est enregistré, justifié et traçable : bénéficiaire, intervenant, date, montant
• Les justificatifs sont ajoutés via l’application, consultables par le manager
• Les tuteurs ou proches peuvent accéder à l’historique en lecture seule, ce qui rassure les familles
• Les remboursements sont automatisés via prélèvement SEPA, sans avance de frais

En cas de contrôle ou d’audit, tout est prêt : paiements centralisés, suivi en temps réel, export comptable compatible avec Sage, Cegid, etc.

C’est ce niveau de clarté qui vous permet de construire une relation de confiance durable, tout en restant 100 % conforme.

FAQ - Questions récurrentes

Peut-on cumuler plusieurs activités SAP ?

Oui, mais il faut respecter les règles : certaines activités exigent un agrément. L’activité principale doit rester liée au service à la personne.

Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

Perte des avantages fiscaux, retrait de l’agrément, sanctions administratives ou fiscales en cas de contrôle.

Quelles assurances sont obligatoires ?

L’assurance responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour couvrir les interventions réalisées au domicile. Des assurances complémentaires existent.

Conclusion

La réglementation des services à la personne est dense, les formalités nombreuses, et chaque oubli peut avoir des conséquences lourdes. Il faut connaître les activités concernées, puis choisir entre déclaration ou agrément afin de respecter les obligations légales. Vous pourrez ainsi vous préparer aux contrôles, et sécuriser l’avenir de votre structure.

Ne restez pas seul face à la complexité du cadre légal. Entourez-vous des bons outils, des bonnes sources, et structurez votre activité pour inspirer confiance tout en restant 100 % conforme.

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