Détailler et justifier une dépense

Pourquoi justifier chaque dépense ?

Chez Ezio, les cartes peuvent être prêtées à différents porteurs de cartes, le temps d'une dépense. Une carte peut être utilisée pour faire les dépenses our autant de budget ou de personnes différentes car l'affectation est faite après le paiement. La justification permet de rattacher chaque dépense au bon bénéficiaire ou au bon budget, de conserver une preuve d'achat et de compléter les informations nécessaires à la comptabilité. C'est le cœur du suivi des dépenses dans Ezio.

Justifier depuis l'application Ezio Go (collaborateur)

1. Ouvrez l'application Ezio Go sur votre téléphone, via la notification reçue après chaque paiement ou directement en appuyant sur l'icône de l'application.
2. La dépense apparaît automatiquement dans votre liste (en temps réel), avec un statut rouge.
3. Cliquez sur la dépense à justifier.
4. Sélectionnez le ou les bénéficiaires dans la liste déroulante (voir l'article sur les courses partagées, qui permettent d'affecter une dépense à plusieurs personnes)
5. Prenez en photo le ticket de caisse (plusieurs photos possibles pour les longs tickets).
6. Facultatif : ajoutez un commentaire et sélectionnez une catégorie comptable dans la liste (si le paramétrage des comptes comptables à bien été réalisés avant)
7. Validez.

L'opération prend moins d'une minute. La dépense passe au statut orange (en attente de confirmation du manager).

Justifier depuis l'interface manager

1. Rendez-vous dans l'onglet Accueil ou Courses.
2. Cliquez sur la dépense au statut rouge (non justifiée). La ligne se déplie vers le bas.
3. Indiquez le bénéficiaire à partir de la liste proposée (voir l'article Comment créer des bénéficiaires)
4. Ajoutez le ticket de caisse (photo, scan ou upload depuis votre ordinateur en cliquant sur le +)
5. Renseignez la catégorie comptable si nécessaire.
6. Cliquez sur Confirmer la course pour finaliser directement.

Astuce : Si le collaborateur tarde à justifier, utilisez le bouton "Envoyer un rappel" depuis la ligne de dépense rouge. Le collaborateur recevra une notification push ou un SMS pour lui rappeler de justifier sa dépense.