Comment l'APEI du Valenciennois a sécurisé la gestion des dépenses avec Ezio

Pascaline Foulon : vingt ans au service du médico-social, un parcours construit de l'intérieur

Pascaline Foulon n'est pas arrivée dans le secteur médico-social par hasard. Elle y a débuté à l'âge de 20 ans, en alternance, avec un BTS orienté comptabilité et gestion administrative. Son employeur ? L'APEI du Valenciennois — et uniquement elle, depuis lors. « Je n'ai travaillé qu'à l’APEI », confie-t-elle simplement. Une fidélité qui dit beaucoup sur l'attachement que cette professionnelle porte à sa structure et aux personnes qu'elle y côtoie chaque jour.

Elle a gravi tous les échelons : technicienne qualifiée, technicienne supérieure au sein d'un ESAT, puis candidate — comme n'importe quelle personne externe — à un poste de cheffe de service qui venait de se libérer dans un foyer de vie. Quatre entretiens plus tard, elle est nommée chef de service administratif et financier de trois établissements : le foyer de vie Hélios, le foyer d'accueil médicalisé du Chemin Vert (sur le même site), et la ferme thérapeutique de Saint-Amand.

Ce qui frappe chez Pascaline, c'est sa conception du management. Pour elle, le titre de « chef » ne doit pas faire illusion : « Avec mon équipe de six personnes, je dis toujours qu'on est une équipe. Oui, je reste leur cheffe de service et le chef d'orchestre de mon pôle, mais seule, sans eux, je ne suis rien. » Une posture qui tranche avec les représentations hiérarchiques classiques et qui irrigue toute sa manière d'aborder les transformations à conduire dans l'établissement.

Son parcours, entièrement ancré dans la finance et la comptabilité, ne l'a pas coupée des réalités humaines du terrain. Bien au contraire : Pascaline déjeune avec les résidents, se rend disponible le soir, participe aux astreintes une semaine par mois. « Le côté relationnel et humain reste primordial. Je ne me voyais pas travailler en banque ou en cabinet d'expertise. J'ai besoin de liens. » Ce double ancrage — rigueur financière et sens du contact — explique en grande partie la façon dont elle a abordé le déploiement d'Ezio.

L'APEI du Valenciennois : une association familiale au spectre très large

L'APEI du Valenciennois est une association à gouvernance familiale : son conseil d'administration est composé de parents et de proches de personnes accompagnées. Sa particularité, c'est l'étendue de son action. Elle couvre toutes les tranches d'âge et tous les types de handicap — physique, psychique, psychiatrique — depuis l'enfance jusqu'aux personnes très âgées. « On avait le doyen qui avait 82 ans, il était au foyer de vie, Jean-Pierre », se souvient Pascaline avec une tendresse visible.

L'association gère des IME (Instituts Médico-Éducatifs) pour les enfants et adolescents, des ESAT (Établissements et Services d'Aide par le Travail) où les travailleurs exercent dans des ateliers variés — conditionnement, espaces verts, blanchisserie, menuiserie, ferronnerie, restauration — des foyers de vie, des foyers d'accueil médicalisés, des SESSAD assurant le suivi à domicile, et des structures d'hébergement intermédiaires. La diversité des profils et des modes de vie des personnes accompagnées est considérable : certaines vivent de manière totalement indépendante, d'autres chez leurs parents, d'autres encore en foyer à plein temps.

Hier encore, l'association inaugurait un restaurant à Valenciennes, au sein de la cité des Rives. La vitalité de la structure est indéniable. Mais avec cette diversité vient une complexité de gestion — notamment sur la question de l'argent des résidents, qui allait devenir un sujet central pour Pascaline.

La problématique : gérer l'argent des résidents en espèces, une pratique floue et risquée

Lorsque Pascaline prend ses fonctions de chef de service, elle découvre progressivement les usages en place. Et très vite, la gestion de l'argent des résidents l'interpelle. L'établissement opère alors avec des caisses d’espèces : les éducateurs font une demande à leur chef de service, qui l'approuve via un tableau Excel partagé. La comptable, notifiée de la modification du fichier, prépare l'argent liquide. L'éducateur repart avec des billets, effectue l'achat, et est censé rapporter la monnaie et le ticket.

Pour une professionnelle formée à la rigueur comptable, ce fonctionnement soulève immédiatement des questions. « On gère un peu à tout va l'argent des résidents, alors que nous ne sommes les tuteurs légaux. Quand on est dans le financier, on aime bien les choses carrées. Et pour moi, ça ne l'était pas. » Les transactions en liquide ne laissent aucune trace fiable : de l'argent peut se perdre, des malentendus survenir entre ce qu'un parent a remis et ce que l'éducateur a reçu. « Vous donnez un billet de 20 euros par exemple. Il peut se passer n'importe quoi. Vous pouvez dire que vous avez donné 30 et qu'elle, elle a reçu 20 », illustre-t-elle.

Cette situation préoccupe également le directeur financier (DAF) de l'association et les commissaires aux comptes qui remontent régulièrement cette problématique lors de leurs audits. La question dépasse le seul établissement de Pascaline : elle est systémique à l'ensemble de l'association. Il manque un outil pour tracer les dépenses et sécuriser tout le monde : les résidents, leurs familles ou tuteurs, les professionnels de terrain, et les responsables comptables.

La découverte d'Ezio : un congrès UNAPEI et une rencontre déterminante

La rencontre avec Ezio se fait de manière presque fortuite. Le directeur de l'établissement assiste au congrès de l'UNAPEI et croise l'équipe Ezio sur le salon. Il revient avec quelques documents et en parle à Pascaline, sachant que c'est précisément un sujet qu'elle souhaitait traiter. Le DAF, lui aussi présent au congrès, a également entendu la présentation d'Ezio. Le sujet atterrit naturellement dans un atelier de travail au niveau du siège, où les différents établissements de l'association se réunissent pour travailler en commun.

La décision est prise d'expérimenter la solution. C'est la MAS La Bleuse Borne qui fait office de site pilote. Pascaline, elle, s'embarque dans la foulée — et avec sa philosophie caractéristique : « Quand je mets les choses en place, généralement, je déteste faire par partie. On y va ou on n'y va pas, mais si on y va, on le fait à fond. » 

Elle anticipe que le volet le plus complexe sera celui de l'argent de poche des résidents, qui implique l'adhésion des familles et des organismes de tutelle. Elle décide donc de tester Ezio sur les dépenses de fonctionnement de l'établissement pendant toute l'année 2025, avant d'étendre la solution à l'argent de vie des résidents.

Le déploiement : une mise en place rapide, des équipes convaincues

La mise en route d'Ezio pour les dépenses de fonctionnement s'avère beaucoup plus fluide que redouté. L'outil est perçu comme intuitif par les équipes. « C'est très facile à mettre en place. Il n'y a aucun souci. Il faut être rigoureux, mais de base vous reprenez votre compta : vous rentrez votre plan comptable habituel dans Ezio, et après c'est comme la dématérialisation des factures. Vous récupérez votre ticket, vous scannez, vous intégrez, vous précisez si c'est du loisir ou de l'achat alimentaire. Ezio fait le reste. »

Le processus concret fonctionne ainsi : l'éducateur fait sa demande de dépense. La comptable reçoit une notification, voit l'approbation du chef de service, et prépare la carte Ezio à la place des espèces, en l’assignant dans l’interface. L'éducateur repart avec une petite pochette contenant la carte et revient avec le ticket de caisse.

Côté comptabilité, le bénéfice est immédiat et considérable : plus de saisie manuelle de caisse. À la fin du mois, la comptable exporte un fichier dédié généré par Ezio, avec les bons comptes, et l'intègre directement dans le logiciel comptable de l'APEI du Valenciennois. Le rapprochement bancaire se fait automatiquement. « Il n'y a plus de saisie. Il se transfère, il va dans les bons comptes. C'est tout. »

Pascaline a été accompagnée par Mathilde, la responsable client chez Ezio, à qui elle n'a que des éloges à adresser. « Mathilde est réactive. Au début, elle nous a beaucoup accompagnés sur la mise en place. On a fait deux ou trois visios et on pouvait la solliciter pour des questions bien particulières.» Le suivi post-déploiement a été assuré par un point de contrôle après un ou deux mois d'utilisation, pour ajuster si nécessaire.

L'extension à l'argent de poche des résidents : un chantier humain autant que technique

Fort du succès de la première année, Pascaline engage en 2026 le déploiement d'Ezio pour la gestion de l'argent de vie des résidents. Ce volet est structurellement plus complexe : il implique l'adhésion des familles et des organismes de tutelle, qui doivent signer un mandat de prélèvement SEPA pour alimenter le compte Ezio du résident.

Pascaline avait anticipé que les organismes de tutelle seraient faciles à convaincre et les familles plus réticentes. La réalité s'est avérée inverse. « Je pensais que les organismes de tutelle, ça allait être une formalité et que les parents, ça allait être beaucoup plus compliqué. Et en fait, c'est l'inverse qui se passe. »

Pour faciliter l'adhésion, Pascaline a adopté une approche en plusieurs temps : envoi d'un courrier de présentation, d'un document explicatif complet et d'un podcast réalisé par Ezio pour lever les craintes autour du mandat de prélèvement SEPA. Elle a également présenté le dispositif en réunion de début d'année. Et surtout, elle a personnellement appelé les familles qui n'avaient pas répondu. « J'ai su en convaincre 90% de ceux que j'ai appelés. Avec des mots simples. La relance, il faut la faire par téléphone. C'est primordial. »

Face aux parents récalcitrants, Pascaline déploie une argumentation limpide centrée sur la sécurité et non sur l'obligation. « Je leur explique les avantages et pourquoi on le fait. Moi, je sécurise l'établissement, je sécurise le résident, je sécurise le professionnel qui prenait de l'argent en espèces. » Et à ceux qui opposent le principe de liberté : « Je leur dis que ce n'est pas obligatoire, simplement, on ne gèrera plus l'argent en espèce de votre enfant. » Une position ferme mais pédagogique qui, à chaque fois, finit par emporter l'adhésion.

Les bénéfices concrets : sécurité, traçabilité et tranquillité d'esprit

Un an après la mise en place d'Ezio sur les dépenses de fonctionnement, Pascaline dresse un bilan sans nuance : « Je n'ai aucun problème. Je n'ai pas de point négatif. Rien. » Et les bénéfices sont multiples, à plusieurs niveaux.

Du côté des éducateurs, la suppression du cash a levé une anxiété quotidienne : peur de perdre de la monnaie, de rendre un compte inexact, de devoir avancer des frais. « Les éducateurs nous ont dit : c'est plus simple, on n'a pas peur de perdre la petite pièce, le petit billet. » Le système de pochette avec carte et ticket a responsabilisé les équipes de manière positive : chaque carte doit être rapportée après usage, car les collègues en ont besoin à leur tour — ce qui n'était pas le cas avec de la monnaie.

Du côté comptable, le gain de temps est spectaculaire. La saisie manuelle de caisse a disparu. Les rapprochements bancaires sont automatisés. L'intégration dans le logiciel comptable par export puis import est directe. Les commissaires aux comptes, lors de leur passage récent pour le contrôle annuel, n'ont émis aucune réserve sur le dispositif.

Sur le plan de la gouvernance et du contrôle, Pascaline dispose d'une visibilité totale sur les transactions de ses trois établissements, depuis son téléphone.

Pour les résidents et leurs familles, l'enjeu de protection est fondamental. Beaucoup de résidents en foyer de vie n'ont plus de famille proche et béféficie d’une mesure de tutelle. Confier leur argent de vie à un système traçable, qui notifie à chaque transaction, est une garantie pour toutes les parties. La suppression des espèces élimine les zones grises, les pertes non expliquées, les suspicions.

Les recommandations de Pascaline aux établissements qui hésitent encore

À ses confrères du secteur médico-social qui n'ont pas encore franchi le pas de la dématérialisation des dépenses, Pascaline a un message clair : « Allez-y. À partir du moment où on est dans le financier, maintenant on est obligé de vivre avec l'ère numérique. Pour des personnes comme nous qui travaillons toute la journée sur ordinateur, c'est très facile à mettre en place. »

Elle insiste sur la simplicité d'usage : pas besoin d'être développeur, pas besoin de formation longue. Il suffit d'importer son plan comptable, de scanner les tickets et de qualifier les dépenses par catégorie. « C'est très intuitif. Et la chose hyper importante, c'est que c'est sécure. On sécurise tout le monde. Il n'y a plus de transaction d'espèces. »

Sur la conduite du changement, Pascaline livre également ses recettes : ne pas aller « au front » avec les familles, mais expliquer les avantages, s'armer d'un courrier de présentation solide, envoyer un document explicatif, s'appuyer sur les outils pédagogiques mis à disposition par Ezio (podcast, modèles de documents), et surtout appeler les personnes qui ne répondent pas. « Ils ont besoin d'expression. Un courrier, ça ne suffit pas toujours. Mais une fois qu'on leur parle, avec des mots simples, ils comprennent. »

Pascaline incarne ce que Ezio cherche à soutenir dans le secteur : des professionnels engagés, rigoureux, qui prennent en main les transformations nécessaires non pas par contrainte mais par conviction que c'est mieux pour tout le monde — les résidents, les équipes, les comptables, et la structure dans son ensemble. Sa trajectoire, de technicienne en alternance à chef de service multi-établissements, est la preuve que dans le médico-social, la rigueur administrative et le sens humain ne sont pas contradictoires. Ils se renforcent.

‍