La gestion des notes de frais dans les établissements médico-sociaux

Pourquoi la gestion des notes de frais posent encore problème en 2025

Malgré la digitalisation progressive, beaucoup d’établissements du médico social (ESSMS) continuent de fonctionner avec un système de remboursement a posteriori. Cela implique que le salarié utilise son véhicule personnel, engage des frais, et attend ensuite leur remboursement. Ce modèle entraîne :

• Des frais lors des déplacements (billets, indemnités kilométriques, hébergement) difficiles à tracer
• Des erreurs de saisie des dépenses et des justificatifs souvent perdus
• Des délais de remboursement longs et frustrants
• Une surcharge administrative pour les équipes de gestion des ressources humaines et comptables

"Le traitement manuel de ce type de processus coûte en moyenne 5 € à l’établissement."

Ces pratiques rendent complexe la gestion efficace des frais professionnels, tout particulièrement dans les structures médico-sociales, où le temps et les ressources humaines sont déjà très sollicités.

Ce que change Ezio : un modèle sans avance ni remboursement

Contrairement à un logiciel de gestion des notes classique, Ezio propose une solution inversée : les collaborateurs ne paient plus avec leur argent personnel. Chaque dépense est effectuée via une carte prépayée, alimentée par les fonds de l’établissement de santé ou médico-social. Cela permet :

• D’éviter toute avance de frais
• D’enregistrer chaque pièce en temps réel grâce à l’application mobile
• D’automatiser le suivi sans avoir à soumettre un formulaire
• De respecter automatiquement les plafonds de remboursement définis en amont

Fini la paperasse, les documents perdus, et les tensions liées au processus de remboursement.

Quels types de frais sont concernés ?

Dans les établissements d'accueil, les dépenses liées peuvent être variées :

• Les frais de déplacement (train, carburant) entre le domicile et le lieu de travail ou le lieu de déplacement
• Les achats de matériel, l’hébergement lors de missions ou de formations, les dépenses dans le cadre d’activités collectives
• Les frais réels engagés par les collaborateurs dans l’exercice de leurs missions quotidiennes

Ces dépenses sont considérées comme des dépenses professionnelles, éligibles au remboursement si le montant n’excède pas les limites fixées et qu’elles s’inscrivent dans le cadre de l’intérêt de l’entreprise.

Comparatif : gestion des notes de frais dans mon établissement médico social vs Ezio

CritèreProcessus classiqueEzioAvance de fraisOuiNonRemboursement des fraisOui, a posterioriNon, dépenses préautoriséesTemps de traitementLong, manuelInstantanéSuivi des dépensesComplexeAutomatisé et transparentIntégration comptableManuelleConnectée aux logiciels de gestionDocumentsPapier souvent perduSaisie instantanée via application

Pourquoi Ezio est plus qu’un logiciel

Ezio n’est pas un simple outil de saisie, mais une solution efficace pensée pour le terrain :

• Contrôle en temps réel des plafonds de remboursement
• Attribution analytique des dépenses par projet, bénéficiaire ou activité
• Blocage des cartes si les pièces sont manquantes

Cette fonctionnalité permet d’assurer la traçabilité des transactions et de garantir la conformité aux réglementations en vigueur. Elle s’intègre facilement avec les logiciels métiers ou à un SIRH existant.

Impacts positifs sur la gestion RH et financière

Ezio allège considérablement la charge administrative. L’automatisation réduit les erreurs humaines, évite les oublis, et améliore la fiabilité des données. Pour les établissements médico-sociaux, cela signifie :

• Moins de saisie, plus de contrôle
• Une vision claire et partagée des flux de dépenses
• Un gain de temps précieux sur les tâches administratives
• Une gestion RH plus fluide et une gestion financière optimisée

En tant que directeur ou gestionnaire d’un ESSMS, vous n’avez plus besoin de gérer les remboursements, car l’établissement prend en charge directement les dépenses autorisées.

Les commissaires aux comptes attachent une grande importance à la traçabilité des flux financiers, notamment en matière de frais engagés. Disposer d’un système automatisé, avec justificatifs associés à chaque paiement, simplifie considérablement les audits et renforce la fiabilité des contrôles. Avec Ezio, les données sont historisées, consultables à tout moment, et conformes aux exigences des commissaires aux comptes.

Moins d’avances, plus de sérénité pour les salariés et les gestionnaires

Ne plus avoir à avancer d’argent soulage les salariés, réduit le stress financier et évite le mélange entre dépenses personnelles et professionnelles. Cela simplifie la gestion, limite les erreurs et améliore la transparence. Résultat : des collaborateurs plus sereins, un suivi plus clair et du temps gagné pour se concentrer sur leur mission. Cette démarche peut participer à diminuer encore un peu plus les risques professionnels dans le secteur social et médico-social.

Un workflow simplifié, des équipes soulagées

Grâce à l’application mobile Ezio, chaque justificatif est associé à une dépense, à une personne, une unité de l'établissement, un projet, dans un workflow sécurisé. Cette digitalisation améliore l’agilité des structures, tout en respectant les besoins spécifiques du secteur médico-social.

Les mises à jour des limites, les règles de dépense par collaborateur, et les affectations analytiques sont centralisées dans un seul et même système de gestion.

En conclusion

Digitaliser la gestion des dépenses au sein de votre établissement médico-social a besoin de solutions adaptées aux réalités du terrain. Ezio répond à ces exigences avec une approche sans avance de frais, pensée pour les utilisateurs avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Fini le traitement des notes, les demandes à soumettre, les délais à rallonge. Avec Ezio, gagnez du temps, sécurisez les transactions et réallouez vos ressources là où elles comptent vraiment.

👉 Vous souhaitez découvrir comment notre solution peut répondre aux exigences de votre structure médico-sociale ? Contactez-nous !

‍