Comment l'ADPEP 34 a abandonné les espèces pour digitaliser la gestion des dépenses avec Ezio

Stéphie Apicella : du commerce au médico-social, un parcours guidé par le goût de l'organisation

Stéphie Apicella a 37 ans et vit à Sète, dans l'Hérault. Son parcours professionnel n'avait pourtant rien de prédestiné au secteur médico-social. Issue du monde du commerce et de l'immobilier, elle cultive depuis toujours un goût prononcé pour l'organisation et la rigueur administrative.

C'est une envie de reconversion qui l'amène, presque par hasard, dans le médico-social. Un remplacement pour maladie dans un établissement de l'ADPEP 34, une association qu'elle ne connaissait pas malgré ses racines sétoises. Le poste devient permanent, et Stéphie ne quittera plus le secteur. Cela fait désormais sept ans et demi qu'elle occupe le poste d'assistante de direction au sein de l'une des MECS (Maison d'Enfants à Caractère Social) de l'association.

Son quotidien est riche et varié : gestion des ressources humaines, contrats de travail, lien avec le siège et la DRH, mais aussi et surtout la gestion financière des groupes d'accueil. C'est elle qui attribue les budgets, suit les dépenses, et fait le lien entre les équipes éducatives et la comptabilité. Un rôle central, qui la place au carrefour de toutes les questions d'argent dans l'établissement.

L'ADPEP 34 : une association historique au service des plus vulnérables dans l'Hérault

L'Association Départementale des Pupilles de l'Enseignement Public de l'Hérault (ADPEP 34) est une institution ancrée dans le paysage médico-social du département depuis 1923. Membre de la Fédération Générale des PEP, reconnue d'utilité publique, elle porte des valeurs fortes de laïcité, de justice et de solidarité.

L'ADPEP 34 gère plusieurs établissements répartis sur le territoire héraultais, couvrant un spectre large de l'accompagnement social et médico-social : des ESAT (Établissements et Services d'Aide par le Travail), des MECS (Maisons d'Enfants à Caractère Social), une MAS (Maison d'Accueil Spécialisée), ainsi que des dispositifs liés à la protection de l'enfance. Cette diversité fait de l'ADPEP 34 un acteur polyvalent, intervenant aussi bien auprès d'enfants placés que d'adultes en situation de handicap.

C'est dans ce contexte exigeant, où chaque euro dépensé doit être justifié et tracé, que se pose avec acuité la question de la gestion de l'argent au quotidien.

Avant Ezio : des enveloppes d'espèces, des tableaux Excel et des risques permanents

Avant la mise en place d'Ezio, la gestion de l'argent dans les établissements de l'ADPEP 34 reposait entièrement sur des espèces. Chaque mois, Stéphie préparait des enveloppes de liquide pour chaque groupe d'accueil et pour chaque enfant, selon les différentes lignes budgétaires : argent de poche, vêture, alimentation, sorties, hygiène, coiffeur.

« Tous les mois, je leur décaissais des enveloppes par groupe, mais aussi des enveloppes par enfant, pour chaque type de dépense. »

Le suivi se faisait sur un tableau Excel que Stéphie avait elle-même construit, avec des formules permettant de déduire chaque dépense du budget alloué. Les équipes éducatives devaient remplir les cases correspondantes et faire un rendu de budget en fin de mois, accompagné de tous les tickets de caisse.

Ce système, bien que rodé, posait de nombreux problèmes. La manipulation de grandes quantités d'espèces représentait un risque de sécurité important. Les tickets de caisse se perdaient entre collègues. Le suivi était fastidieux et chronophage. Et surtout, l'établissement a été confronté à des vols d'argent liquide, un problème réel dans les structures qui fonctionnent en espèces.

Pour Stéphie, la situation devenait intenable. La charge administrative liée à la préparation des enveloppes, au contrôle des rendus et à la vérification des justificatifs mobilisait un temps considérable, au détriment d'autres missions.

La découverte d'Ezio : du webinaire à la mise en place

L'ADPEP 34 avait déjà commencé à réfléchir à une solution alternative lorsque Stéphie découvre Ezio. Un autre système de cartes de paiement avec plateforme avait été envisagé, mais les retours d'autres établissements n'étaient pas convaincants.

C'est par un email qu'Ezio arrive dans le quotidien de Stéphie. Elle s'inscrit à un webinaire de présentation, découvre la solution, et en parle immédiatement à son directeur. La décision est prise de se lancer.

« J'ai participé à un webinaire de présentation d'Ezio. J'en ai parlé autour de moi, au directeur, et c'est comme ça qu'on l'a mis en place. »

La mise en place s'est faite progressivement, d'abord sur l'internat. L'idée était de tester le dispositif avant un éventuel déploiement plus large sur l'ensemble des unités de l'association.

L'accompagnement au changement : dépasser la peur du nouveau

Comme dans beaucoup de structures médico-sociales, la transition vers un outil numérique de gestion des dépenses n'a pas été immédiate. Les équipes éducatives, habituées depuis des années au système des enveloppes d'espèces, ont d'abord exprimé des réticences.

« Ça a fait beaucoup peur aux équipes parce que le changement, ça fait toujours peur. Ils avaient trouvé un confort dans cette organisation, avec tous les mois la petite enveloppe au centime près. »

La crainte principale portait sur l'organisation pratique. Les éducateurs devaient désormais utiliser une carte de paiement et une application mobile pour justifier chaque dépense, là où ils avaient l'habitude de gérer des espèces et de remplir un tableau en fin de mois. Certains montants, comme l'argent de poche à 11 ou 57 euros, étaient plus simples à gérer en liquide.

Stéphie a alors pris les choses en main. Elle a invité les équipes à venir la voir régulièrement, téléphone en main, pour leur montrer concrètement le fonctionnement de la plateforme côté administratif. L'objectif : leur faire comprendre pourquoi certaines informations étaient demandées et comment le système fonctionnait dans sa globalité.

« Je les ai souvent invités à venir me voir. Ils n'avaient que la vision sur l'appli, ils ne voyaient pas ce qu'il y avait derrière. En leur montrant, ça a débloqué beaucoup de choses. »

Avec le recul, Stéphie reconnaît qu'un accompagnement plus structuré dès le départ, en intégrant les référents de groupe aux sessions de formation, aurait probablement accéléré l'adoption. Mais au bout de quelques mois, le déclic s'est fait naturellement.

Les résultats concrets : sécurité, traçabilité et gain de temps

Après un an d'utilisation, le bilan est sans appel pour Stéphie et les équipes de l'ADPEP 34. Les bénéfices d'Ezio se mesurent sur plusieurs axes.

Moins de vols, plus de sécurité

Le passage aux cartes bancaires a considérablement réduit la circulation d'espèces dans l'établissement. Les problèmes de vol d'argent liquide, qui constituaient une source de tension permanente, ont disparu. La sécurité financière des groupes d'accueil s'en trouve renforcée.

Une traçabilité en temps réel

Fini les tickets de caisse perdus en fin de mois. Avec Ezio, chaque dépense est justifiée au moment où elle est effectuée. L'éducateur prend en photo le ticket directement depuis l'application, attribue le bon code comptable, et le justificatif est immédiatement disponible pour Stéphie et la comptabilité.

« Avant, à la fin du mois, ils se rendaient compte que le ticket n'avait pas été rendu par le collègue. Maintenant, à chaque dépense, ils mettent le ticket sur l'application. C'est quand même super. »

Chaque mois, Stéphie exporte un tableau Excel reprenant l'ensemble des dépenses, commentaires et codes comptables. Le référent de groupe vient signer ce document, qui est ensuite transmis à la comptabilité. Un processus clair, fluide et auditable.

Un gain de temps considérable

La préparation des enveloppes d'espèces, le comptage, la vérification des rendus : tout ce temps administratif a été libéré. Stéphie peut désormais se concentrer sur ses autres missions, et les éducateurs passent moins de temps sur la gestion financière.

Un outil qui évolue avec ses utilisateurs

Stéphie souligne également la capacité d'Ezio à écouter ses utilisateurs et à faire évoluer la plateforme. Des remontées qu'elle a faites, notamment sur la gestion des encours et l'alignement des périodes budgétaires, ont abouti à des améliorations concrètes de l'outil.

« Il y a plein d'améliorations, notamment des choses que j'avais fait remonter et qui se sont améliorées. C'est super. »

« Lancez-vous, on est sorti de l'âge de pierre »

Quand on demande à Stéphie si elle recommanderait Ezio à d'autres structures médico-sociales, sa réponse est immédiate et enthousiaste.

« On ne peut plus se passer d'Ezio. On ne reviendrait pas en arrière. »

Son conseil aux structures qui hésitent encore ? Ne pas laisser la peur du changement freiner une décision qui va transformer leur quotidien. La mise en place d'Ezio est, selon elle, un projet facile à mener, à condition d'accompagner correctement les équipes dès le départ.

« On a eu peur parce que tout changement fait peur. Mais ça nous a tellement changé la vie qu'on ne regrette pas aujourd'hui de s'être lancés. On est vraiment passés de l'âge de pierre. »

Pour Stéphie, le message est clair : la gestion des dépenses en espèces dans les établissements médico-sociaux appartient au passé. Avec des outils comme Ezio, les structures peuvent enfin garantir la sécurité financière, la traçabilité des dépenses et le respect des droits des personnes accompagnées, tout en allégeant considérablement la charge de travail des professionnels.